FABRIZIO CONTIN
Dottore Commercialista & Revisore Legale

La mappatura dei processi gestionali è una pratica fondamentale per le aziende in quanto permette di visualizzare e analizzare tutte le attività svolte all'interno dell'organizzazione (solitamente strutturata).

Questo processo aiuta a identificare inefficienze, duplicazioni di lavoro e aree di miglioramento, facilitando così una gestione più efficace delle risorse umane e un miglioramento delle performance aziendali.

Prendiamo come esempio un'azienda di medie dimensioni che produce e vende prodotti meccanici propri, nella quale la Direzione evidenzia che un processo critico risiede nella gestione degli ordini di vendita, che include diverse fasi:

1. Ricezione dell'ordine: il cliente invia un ordine attraverso vari canali (sito web, telefono, e-mail): qui è cruciale avere un sistema centralizzato per raccogliere, registrare ed analizzare tutte le richieste.

2. Verifica della disponibilità: una volta ricevuto l'ordine, l'azienda deve verificare la disponibilità del prodotto in magazzino. Se il prodotto è disponibile, l'ordine può procedere altrimenti, è necessario informare il cliente e gestire i tempi di riapprovvigionamento.

3. Elaborazione dell'ordine: l'ordine viene elaborato e ciò include la preparazione del prodotto per la spedizione. Questo passaggio può coinvolgere diversi reparti, sicuramente il magazzino e la logistica.

4. Spedizione e consegna: una volta preparato, il prodotto viene spedito al cliente: qui è importante monitorare la spedizione e garantire che il cliente riceva il prodotto nei tempi e nelle modalità previsti.

5. Post-vendita e feedback: dopo l’avvenuta consegna, l'azienda dovrebbe contattare il cliente per assicurarsi che risulti soddisfatto del prodotto e del servizio prestato; questa fase potrebbe anche includere la gestione dei resi o dei reclami.

Visto questo semplicissimo processo si consideri ora l’importanza di mappare il processo, analizzandone gli aspetti di efficacia più evidenti:

- Chiarezza e Trasparenza: la mappatura dei processi rende chiari tutti i passaggi necessari per completare un'attività, riducendo il rischio di errori o incomprensioni.

- Identificazione delle Inefficienze: analizzando il processo, l'azienda può identificare eventuali “colli di bottiglia” o aree in cui si può migliorare l'efficienza produttiva.

- Standardizzazione: la mappatura permette di standardizzare le procedure, garantendo che ogni ordine sia trattato con lo stesso livello di qualità e attenzione.

- Formazione e Integrazione: un documento che descrive chiaramente i processi aziendali è un ottimo strumento per la formazione dei nuovi dipendenti e per l'integrazione di nuove tecnologie o sistemi.

La mappatura dei processi gestionali è, quindi, un elemento chiave per migliorare la gestione aziendale e ottimizzare l'uso delle risorse, al fine di puntare ad una maggiore competitività sul mercato.

L'integrazione della mappatura dei processi aziendali con l'istituzione degli adeguati assetti organizzativi è un passaggio necessario per migliorare l'efficienza operativa e la governance dell'azienda. Gli "adeguati assetti" si riferiscono alla struttura organizzativa, ai sistemi di controllo interno e ai meccanismi di gestione del rischio che garantiscono un funzionamento ordinato e sicuro dell'azienda.

Vediamo ora in sintesi quali sono gli aspetti che risultano sensibili, rispetto all’implementazione della mappatura dei processi, nello sviluppo degli “adeguati assetti organizzativi” nelle nostre aziende.

1. Definizione delle Responsabilità: la mappatura dei processi permette di identificare chiaramente tutte le attività svolte all'interno dell'azienda, assegnando responsabilità/deleghe specifiche a ciascun ruolo o funzione. Questo aiuta a creare una struttura organizzativa in cui ogni membro della squadra sa esattamente quali sono i suoi compiti e a chi deve rispondere (risulta necessario aggiornare di continuo l’organigramma ed i mansionari).

2. Miglioramento dei Sistemi di Controllo Interno: con una chiara mappatura dei processi, l'azienda può identificare i punti critici in cui sono necessari controlli interni specifici per prevenire errori, frodi o inefficienze. Questi controlli possono includere la separazione dei compiti (per evitare conflitti di interesse), la definizione di procedure per l'approvazione delle decisioni chiave e la creazione di sistemi di monitoraggio continuo.

3. Gestione del Rischio: la mappatura può servire anche a identificare i potenziali rischi associati a ciascun processo, permettendo all'azienda di sviluppare “piani di mitigazione e contenimento” predisponendo le risposte appropriate. Ad esempio, se un processo critico dipende da un singolo fornitore, l'azienda può sviluppare un piano di emergenza per gestire eventuali interruzioni al fine di non mettere in crisi l’intera supply chain (di poche settimane fa la notizia che la casa automobilistica Porsche AG ha dovuto rivedere le proprie stime di fatturato e di conseguenza di produzione, per problemi con un fornitore di alluminio francese che ha interrotto la catena di approvvigionamento).

4. Ottimizzazione delle Risorse: la chiara visualizzazione dei processi permette di identificare duplicazioni o inefficienze nell'uso delle risorse, consentendo all'azienda di allocare in modo più efficace il personale, i capitali e gli investimenti. Questo può portare a una riduzione dei costi operativi e a un miglioramento della qualità dei prodotti o dei servizi offerti.

5. Allineamento Strategico: la mappatura dei processi consente di allineare l’operatività quotidiana con gli obiettivi strategici dell'azienda. Conoscendo i processi in dettaglio, la direzione è nella possibilità di fare scelte più informate su come allocare le risorse per sostenere le iniziative strategiche a medio termine ottimizzando la competitività dell'azienda.

La direzione per poter sviluppare efficacemente l’integrazione degli Adeguati Assetti con la Mappatura dei Processi dovrebbe eseguire alcuni passaggi chiave che qui si sintetizzano:

A) Coinvolgimento del Top Management: i dirigenti devono essere pienamente coinvolti al fine di supportare l'iniziativa, fornendo le risorse necessarie e garantendo che tutti i livelli dell'organizzazione siano allineati con gli obiettivi.

B) Formazione e Comunicazione: tutti gli addetti apicali devono essere formati sui nuovi processi e sistemi di controllo. È essenziale da parte della direzione effettuare una comunicazione chiara e continua per assicurare che tutti comprendano il loro ruolo nel nuovo assetto organizzativo. La formazione deve essere programmata ciclicamente e coinvolgere tutti i livelli aziendali.

C) Monitoraggio e Revisione: avvenuta l'implementazione, l'azienda dovrebbe monitorare regolarmente l'efficacia dei nuovi processi e assetti organizzativi, apportando modifiche e miglioramenti ove necessario eseguendoli dopo avere coinvolto nella revisione le funzioni aziendali.

In sintesi, l'integrazione della mappatura dei processi con l'istituzione di adeguati assetti organizzativi porta sicuramente l'azienda a operare in modo più efficiente, sicuro e allineato agli obiettivi strategici, migliorando la sua capacità di affrontare le sfide del mercato e di creare valore a lungo termine.

La mappatura dei processi decisionali è un aspetto cruciale nella gestione aziendale, in quanto consente di chiarire il percorso attraverso cui vengono prese le decisioni all'interno di un'organizzazione. Questa pratica è strettamente collegata al controllo dei rischi aziendali, poiché una chiara comprensione dei processi decisionali aiuta a identificare, valutare e mitigare i rischi associati.

Relazione tra Mappatura dei Processi decisionali e Controllo dei Rischi

La mappatura dei processi decisionali permette di individuare i punti critici aziendali da dove possono emergere rischi, come la possibilità di errori, frodi o decisioni inadeguate. Ad esempio, come si è già accennato in precedenza, nei processi di approvvigionamento delle materie prime, un punto critico potrebbe essere nel selezionare un fornitore inaffidabile o non referenziato che potrebbe avere conseguenze negative sulle performance dell'azienda.

La mappatura dei processi anche qui deve passare attraverso una procedura di monitoraggio degli eventuali rischi, seppur potenziali.

1. Analisi e Valutazione dei Rischi: una volta identificati i rischi, la mappatura consente di analizzarli in dettaglio. Si può valutare l'impatto di ciascun rischio in termini di probabilità e gravità, assegnandogli uno specifico parametro e di conseguenza stabilendo quali rischi richiedono interventi prioritari. Questo processo serve alla Direzione per focalizzare i propri interventi, immettendo maggiori risorse sulle aree a maggior rischio e che potrebbero avere un impatto grave sull'azienda.

2. Implementazione dei Controlli Interni: la mappatura dei processi decisionali evidenzia i punti dove è necessario implementare controlli interni per mitigare i rischi. Ad esempio, nei processi di approvazione degli investimenti, si possono stabilire soglie per le autorizzazioni, in modo che alcune decisioni di grande impatto economico siano soggette a un esame più rigoroso da parte di un Comitato o di alcuni Consiglieri appositamente Delegati.

3. Monitoraggio Continuo: la mappatura dei processi a rischio consente di creare un sistema di monitoraggio continuo, in cui vengono tracciati i punti di decisione e i risultati ottenuti. Questo monitoraggio permette di identificare rapidamente eventuali deviazioni dagli standard previsti e a intervenire tempestivamente per correggere problemi o modificare alcuni processi decisionali.

4. Documentazione a supporto e Trasparenza: mappare i processi decisionali in modo metodico e documentale contribuisce a sviluppare una maggiore trasparenza all'interno dell'organizzazione aziendale, rendendo maggiormente chiari alle varie funzioni i criteri e le responsabilità sottostante ad ogni decisione. Questo risulta particolarmente gratificante per la governance aziendale nel rispetto delle normative, in quanto facilita le verifiche e gli audit interni ed esterni.

La mappatura dei processi decisionali non solo migliora la qualità e l'efficacia delle decisioni aziendali, ma è anche uno strumento essenziale per la gestione dei rischi. Consente di avere una visione completa dei punti deboli e delle aree di vulnerabilità all'interno dei processi aziendali, facilitando l'adozione di misure preventive e correttive. Questo approccio integrato contribuisce a una gestione più efficiente e resiliente, migliorando la capacità dell'azienda nell’affrontare le incertezze e le sfide nel mercato globale.